Comment éviter les erreurs d’expédition courantes au cours de la prochaine année
L’impact des erreurs d’expédition courantes
Chaque erreur d’expédition peut avoir des répercussions sur les relations avec la clientèle, la réputation de l’entreprise et l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.
Sur vos clients
Les clients commandent chez vous parce qu’ils souhaitent recevoir vos produits. Des commandes en retard, endommagées ou incorrectes peuvent entraîner de l’insatisfaction, poussant les clients à cesser de commander ou à se tourner vers des concurrents et leurs offres.
Des délais de livraison lents ou des erreurs d’emballage peuvent parfois être attribuables au transporteur. Il est donc essentiel de choisir un fournisseur fiable. Par exemple, les consommateurs accordent moins de confiance à Postes Canada, ce qui peut nuire aux relations entre les petites entreprises et leur
Sur votre entreprise
Les commandes incorrectes peuvent créer des goulots d’étranglement dans les opérations. Lorsqu’une erreur survient, les propriétaires doivent consacrer des ressources pour enquêter sur la situation, corriger la commande et documenter le processus. Il peut aussi être nécessaire d’expédier de nouveaux colis et d’assumer des frais d’expédition supplémentaires, ce qui réduit les revenus globaux.
Même si l’envoi du bon colis est réalisable, les inefficacités peuvent soit multiplier les erreurs, soit ralentir l’ensemble du processus. Une petite entreprise qui se bâtit une réputation d’erreurs fréquentes peut avoir de la difficulté à rester compétitive.
Sur la chaîne d’approvisionnement
À plus grande échelle, les erreurs d’expédition peuvent également affecter la chaîne d’approvisionnement locale, notamment en influençant les délais de traitement et l’utilisation des ressources. Un sondage révèle que 48 % des entreprises prévoient investir dans des innovations afin de se conformer aux réglementations gouvernementales.
On observe également un souhait d’harmonisation et de cohérence accrues des règlements et des lignes directrices. Cela permettrait aux petites entreprises de collaborer plus efficacement pour maintenir la performance globale de la chaîne d’approvisionnement canadienne.
Comment éviter les erreurs d’expédition
Éviter les erreurs d’expédition nécessite des changements intentionnels tout au long du processus d’inventaire, d’emballage et de livraison. Suivez ces suggestions pour réduire au minimum les erreurs dans votre entreprise.
1. Identifier les erreurs les plus courantes
Reconnaître les erreurs d’expédition auxquelles votre petite entreprise est la plus exposée permet généralement de mettre en évidence ce qui doit être corrigé. Analysez ce que chaque erreur révèle sur votre processus.
Par exemple, de simples fautes de frappe ou des informations clients incomplètes peuvent entraîner des étiquettes incorrectes, ce qui peut générer des retours et des frais de remplacement de produits. Le formulaire de commande peut être trop complexe, ou le processus de gestion des données clients peut nécessiter une révision.
Un autre exemple concerne les coûts d’expédition élevés. Que votre entreprise en supporte les coûts ou que vous les répercutiez sur vos clients, cela peut affecter votre réputation. Cependant, 49 % des consommateurs canadiens sont prêts à attendre plus d’une semaine pour recevoir leur colis si cela permet de payer moins cher. Les petites entreprises peuvent profiter de cette opportunité pour explorer différentes options de transporteurs et de vitesses d’expédition. Plusieurs entreprises se tournent vers des transporteurs alternatifs comme Chit Chats, qui offrent des tarifs d’expédition abordables.
2. Utiliser la technologie d’expédition
Les petites entreprises peuvent se développer en entreprises plus établies lorsqu’elles optimisent leurs processus, et la meilleure façon de le faire est de tirer parti de la technologie appropriée. Par exemple, les scanners de codes-barres et les étiquettes RFID sont essentiels pour rendre le traitement des données plus rapide et précis.
Les logiciels sont désormais des outils essentiels pour les opérations logistiques. Les logiciels de gestion du transport (TMS) permettent aux entreprises de planifier et d’exécuter les livraisons de manière plus efficace. Le marché de ces logiciels devrait passer de 2 milliards $ en 2024 à 3,19 milliards $ d’ici 2029.
Vous pouvez également utiliser l’analyse de données pour prévenir les erreurs d’expédition. Les modèles prédictifs, basés sur les informations existantes, peuvent aider à prévoir l’inventaire, à suivre les transporteurs ou même à optimiser l’entreposage.
3. Vérifier les informations douanières
Si vous expédiez à l’international, vers les États-Unis ou d’autres destinations, il est essentiel de connaître les codes d’identification requis et les règlements applicables à chaque pays.
Par exemple, pour les envois vers les États-Unis, il est crucial de déclarer correctement le code SH et le pays d’origine, surtout avec la mise en place de tarifs par l’administration américaine. Vérifier que ces informations sont complètes et exactes permet de prévenir les retards et de réduire les risques de problèmes à la frontière.
Restez à jour sur les changements concernant les États-Unis.
4. Vérifier les étiquettes et informations avant expédition
La vérification des étiquettes d’expédition est une étape longue mais nécessaire pour s’assurer que le bon affranchissement est imprimé et que le colis atteint le destinataire prévu. Envisagez un processus de double vérification des adresses avant d’imprimer l’affranchissement.
Vous pouvez également utiliser des logiciels qui valident automatiquement les adresses à l’aide des bases de données des transporteurs. Une meilleure précision augmente les chances de livraison réussie. N’oubliez pas d’inclure l’adresse de retour pour tout colis que vos clients pourraient renvoyer.
Vérifiez toujours juste avant l’impression. Cette pratique est essentielle pour les commandes internationales ou transfrontalières et pour élargir votre clientèle. Chit Chats peut vous aider à traiter vos colis; pour les envois vers les États-Unis, leur solution droits acquittés garantit que les droits sont payés avant l’expédition, évitant toute surprise pour vos clients.
5. Emballer et manipuler avec soin
L’emballage est souvent un point sensible pour les petites entreprises. Les boîtes peuvent sembler trop petites, trop grandes ou trop fragiles. Investir dans des boîtes plus solides et durables protège vos produits et laisse une bonne impression auprès des clients.
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Pour les articles fragiles, ajoutez une épaisse couche de matériel de protection. Il est également important de choisir le bon type de remplissage selon la fragilité du produit. Par exemple, les cadres photo peuvent être protégés avec du papier bulle et des peanuts, mais la verrerie est plus sécurisée avec des inserts en mousse.
En savoir plus sur comment emballer efficacement ici.
6. Mesurer avec précision le poids et les dimensions
Une autre erreur courante en expédition est de ne pas mesurer correctement le poids et les dimensions d’un colis. Assurez-vous de toujours prendre les mesures après que l’article soit emballé. Investissez dans une balance fiable pour obtenir des mesures exactes et, si nécessaire, arrondissez légèrement pour laisser un peu de marge. La précision permet d’éviter tout ajustement d’affranchissement appliqué par les transporteurs lorsque le colis est sous-payé.
7. Être proactif et communiquer sur le statut de l’envoi
De nombreux clients se demandent souvent où en est leur commande et si elle est manipulée en toute sécurité. Heureusement, vous pouvez leur fournir des informations de suivi qui répondent à ces questions et renforcent la confiance envers votre entreprise.
Vous pouvez également aller plus loin en souscrivant à une assurance expédition, comme Chit Chats Assurance. La responsabilité de base des transporteurs est souvent insuffisante, surtout pour les biens de grande valeur. Malheureusement, seulement 12 % des 65 milliards de colis expédiés dans le monde en 2023 étaient assurés.
Chit Chats Assurance couvre vos colis dès leur réception, surtout lorsqu’elle est achetée avec votre affranchissement, pour une protection financière optimale. Le transporteur partenaire chargé de la livraison fournit également les mises à jour de suivi nécessaires pour rassurer vos clients.
Améliorez vos processus d’expédition
Comprendre les erreurs courantes et mettre en place un plan d’action est une excellente étape pour les prévenir. Collaborez avec Chit Chats pour simplifier vos expéditions et protéger vos opérations. Avec les bons outils, vous pouvez sécuriser la réputation de votre entreprise et améliorer votre processus de livraison.