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FAQ et conseils pour le lot et le tri des envois

Foire aux questions

Nous répondons à vos questions les plus fréquentes sur le regroupement et le tri de vos envois.

Quelle est la différence entre le lot et le tri par transporteur?

Le lot est un outil qui aide à organiser vos envois. En créant un lot, vous regroupez les envois dans votre compte Chit Chats. En imprimant et en attachant l’étiquette de lot, cela permet à notre personnel de recevoir vos envois efficacement et de vérifier que les pièces physiques correspondent à celles enregistrées dans votre compte Chit Chats, garantissant qu’aucun envoi n’est oublié.

Une fois vos envois prêts, vous pouvez facilement créer un lot et imprimer une étiquette de lot. Si vous ne pouvez pas imprimer l’étiquette de lot, nous vous demandons de bien écrire clairement le numéro de lot (par exemple, LOT 123456) sur la boîte, ou sur un morceau de papier attaché à la boîte.

Le tri des envois par transporteur consiste à regrouper physiquement les colis par transporteur. Par exemple, si vous avez 12 envois à déposer, dont 10 avec USPS et 2 avec Chit Chats Canada avec suivi, nous vous demandons de séparer les 2 envois Chit Chats Canada avec suivi des 10 envois USPS afin que nous puissions les identifier facilement. Si vos colis sont suffisamment petits, vous pouvez placer les 2 envois Chit Chats Canada avec suivi dans un sac plus petit à mettre à l’intérieur d’un sac plus grand contenant les 10 envois USPS. Après le tri, attachez l’étiquette de lot pour les 12 envois à l’extérieur du sac plus grand.

J’ai moins de 10 envois. Dois-je regrouper en lot?

Si vous vous rendez dans l’un de nos points de dépôt ou organisez l’envoi de vos expéditions par ramassage ou en les envoyant par le courrier, vous devez toujours créer un lot pour vos expéditions, quel que soit le nombre de pièces. Cela nous permet de vérifier ce que vous avez l’intention de nous envoyer lorsque vous ne pouvez pas être là pour déposer vos envois dans l’une de nos succursales.

Bien qu’il ne soit pas obligatoire d’utiliser un lot lorsque vous avez moins de 10 expéditions à déposer en succursale, cela ne fait certainement pas de mal de le faire.

Quand est-il obligatoire d’utiliser un lot?

Bien qu’il ne fasse jamais de mal d’utiliser un lot, vous devez créer un lot pour vos envois lorsque:

  • Vous avez 10 expéditions ou plus
  • Vous vous rendez dans un point de dépôt Chit Chats
  • Vous avez programmé un ramassage Canpar
  • Vous envoyez vos envois par le courrier
  • Vous avez programmé un ramassage Chit Chats

Dois-je toujours mettre les envois déposés en succursale dans un lot même s’ils sont séparés à l’arrière ?

Oui! Lorsque notre personnel traite vos envois, ils vérifient les colis physiques déposés avec ce que vous indiquez dans votre lot. Traiter vos envois sans lot peut entraîner des manquements d’envois. Même la plus petite inexactitude dans le lot peut avoir un grand impact à la frontière américaine, entraînant des retards d’expédition, des amendes et des pénalités.

N’oubliez pas, les envois que vous regroupez dans un lot sont déclarés tels quels aux douanes américaines, alors assurez-vous que votre lot est précis avant de le donner!

C’est de votre responsabilité de vous assurer de l’exactitude de vos lots (nombre de pièces, informations correctes sur le destinataire, etc.). Des écarts ou le fait de négliger de regrouper vos envois pourraient entraîner des retards dans vos expéditions et la possibilité de frais administratifs. Nous vous recommandons d’intégrer des contrôles d’assurance qualité dans votre flux de travail afin de limiter ces écarts.

L’équipe de conformité Chit Chats

Je ne peux pas imprimer l’étiquette de lot (problèmes de taille, j’utilise un Mac, problèmes d’imprimante), que dois-je faire?

Nous vous recommandons d’essayer de résoudre les problèmes d’imprimante en utilisant nos ressources d’articles de support. Si vous rencontrez toujours des problèmes de taille, veuillez contacter notre équipe de support.

Si après avoir resolu le problème, vous ne parvenez toujours pas à imprimer une étiquette de lot, nous vous recommandons:

  • Écrire le numéro de lot (BATCH-XXXXXX) sur un morceau de papier et le coller sur la boîte ou
  • Écrire le numéro de lot (BATCH-XXXXXX) à l’extérieur du colis consolidé.

Trouvez le numéro de lot en cliquant sur le menu de gauche « Lots » et en trouvant celui qui montre tous les colis que vous avez l’intention de déposer, d’envoyer par le courrier ou de faire ramasser.

Dois-je créer un lot pour chaque destination/transporteur/type d’affranchissement?

Non, votre étiquette de lot aura une analyse du nombre d’expéditions de chaque type de transporteur que vous envoyez, donc il n’est pas nécessaire de créer un lot pour chaque. Cependant, si vous avez un volume élevé de chaque type de transporteur (par exemple, 200 envois Chit Chats Canada avec suivi, 50 Chit Chats International avec suivi), nous recommandons de créer un lot pour chaque type de transporteur simplement pour faciliter le tri. Cela nous aidera à identifier facilement à quel transporteur appartiennent les expéditions d’un seul coup d’œil.

En fin, il est surtout important que vous vous souveniez de trier physiquement les expéditions dans votre lot par transporteur. Souvenez-vous que les colis sont remis à différents transporteurs et lorsque vous les séparez physiquement, cela aide à garantir que les colis arrivent à sa destination.

Je vais utiliser votre service de ramasage pour 10 colis que je consolide, dois-je créer une étiquette de lot?

Oui! L’étiquette de lot est destinée à notre personnel pour traiter et recevoir les envois que vous nous envoyez. L’étiquette de ramassage par coursier est une étiquette d’expédition distincte que vous imprimerez et qui est différente de l’étiquette de lot. Les deux sont nécessaires et peuvent être placés à l’extérieur de la boîte consolidée.

N’oubliez pas qu’il est important, lors du regroupement, de consolider physiquement vos envois avant de nous les envoyer. Cela garantit que tous vos envois sont regroupés pour le traitement. Inclure votre étiquette de lot nous permet de faire correspondre les envois que nous recevons physiquement avec ce que vous indiquez envoyer dans votre lot.

Retrouvez les questions supplémentaires dans notre article d’aide et de support.

Exemples de lot & tri

Exemple n°1: Vous avez 20 envois en total prêts pour Chit Chats: 

  • 10 x USPS
  • 5 x Canada avec suivi 
  • 5 x Chit Chats International avec suivi 

Créez un seul lot pour l’ensemble des 20 envois. Triez et séparez les 5 envois CC Canada avec suivi et les 5 envois CC International avec suivi. Si les envois sont petits, vous pouvez placer les 5 envois CC Canada avec suivi dans un petit sac et les 5 envois CC International avec suivi dans un autre petit sac. Vous pouvez mettre ces 2 petits sacs dans un plus grand sac qui contient également les 10 envois USPS. Ensuite, placez l’étiquette de lot à l’extérieur du sac plus grand.

Exemple n°2: Vous avez 200 envois en total prêts pour Chit Chats:

  • 100 x USPS
  • 100 x CC Canada avec suivi 

Créez un seul lot pour vos 200 envois. Triez les 100 envois USPS séparément des 100 envois au Canada afin qu’ils puissent être facilement identifiés, et placez l’étiquette de lot dans un endroit facile à trouver.

Exemple n°3: Vous avez 500 envois prêts pour Chit Chats. 

  • 345 x USPS
  • 10 x CC International avec suivi
  • 145 x CC Canada avec suivi

Créez un seul lot pour l’ensemble de vos 500 envois. Regroupez les 10 envois CC International avec suivi, regroupez les 145 envois au Canada, de sorte qu’ils soient physiquement séparés des 345 envois USPS.

Conseils

Utilisez les conseils ci-dessous pour éviter que des problèmes n’affectent vos expéditions et les délais de livraison. Même la plus petite inexactitude dans un lot peut avoir un impact important à la frontière américaine, entraînant des retards d’expédition, des amendes et des pénalités. Rappelez-vous, les expéditions que vous mettez dans un lot sont déclarées telles quelles aux douanes américaines, alors assurez-vous que votre lot est exact avant de le donner!

Conseil n°1: Évaluez votre flux de travail pour vous assurer qu’il n’y a pas de lacunes dans la création des expéditions, leur étiquetage et leur organisation en lots.

Conseil n°2: Comptez vos expéditions avant de nous les remettre.

Conseil n°3: Mettez en place des mesures régulières d’assurance qualité. Par exemple, effectuez des audits réguliers des expéditions que vous nous fournissez.

Conseil n°4: Avez-vous plusieurs magasins intégrés ? Importez et organisez vos expéditions séparément. Faites correspondre les expéditions par ID de commande lorsque vous les organisez.

Conseil n°5: Si vous apportez des modifications à vos envois physiques, les mêmes doivent être effectuées dans le lot. Avez-vous importé deux commandes pour un destinataire mais n’avez qu’un seul colis physique ? Assurez-vous de n’avoir qu’un seul envoi dans le lot (avec tous les articles décrits, bien sûr!)

Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour organiser et regrouper vos expéditions, n’hésitez pas à nous contacter.