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FAQ et astuces pour le Batch et le tri des envois

Questions fréquemment posées

Nous décomposons vos questions les plus courantes sur le traitement par batch et le tri de vos envois.

Quelle est la différence entre le traitement par batch et le tri par transporteur?

Batching (lot) est un outil qui vous aide à organiser vos expéditions. En créant un lot, il regroupe les envois dans votre compte Chit Chats. En imprimant et en attachant l’étiquette de lot, cela permet à notre personnel de recevoir vos envois de manière efficace et de vérifier les pièces physiques réelles sur ce qui se trouve dans votre compte Chit Chats pour s’assurer qu’aucun envoi n’est manqué.

Une fois que vos envois sont prêts, vous pouvez facilement créer un lot et imprimer une étiquette de lot pour celui-ci. Si vous ne parvenez pas à imprimer l’étiquette du lot, nous vous demandons d’écrire clairement le numéro de lot (par exemple, BATCH 123456) sur la boîte ou sur un morceau de papier attaché à la boîte.

Tri des envois par transporteur signifie regrouper physiquement les colis par transporteur. Par exemple, si vous avez 12 envois à déposer, 10 d’entre eux étant USPS et 2 étant Canada Tracked, nous vous demandons de séparer les 2 Canada Tracked des 10 USPS afin que nous puissions les identifier facilement. Si vos colis sont suffisamment petits, vous pouvez mettre les 2 Canada Tracked dans un plus petit sac à placer dans un plus grand sac avec le 10 USPS. Après le tri, attachez l’étiquette du lot pour les 12 envois à l’extérieur du plus grand sac.

J’ai moins de 10 envois. Dois-je mettre en lots?

Si vous visitez l’un de nos points de dépôt ou si vous prévoyez de nous faire parvenir vos envois avec un ramassage ou en les envoyant par la poste, vous devez toujours créer un lot pour vos envois, quel que soit le nombre de pièces. Cela nous permet de vérifier ce que vous nous envoyez lorsque vous ne pouvez pas être là pour déposer dans l’une de nos succursales.

Il n’est pas nécessaire de procéder à des lots lorsque vous avez moins de 10 envois à déposer en succursale, par contre cela ne fait certainement pas de mal de le faire.

Quand est-il obligatoire de grouper mes envois?

Bien que la mise en lots de vos envois ne fasse jamais de mal, vous devez créer un lot pour vos envois lorsque:

  • Vous avez 10 envois ou plus
  • Vous visitez un point de dépôt Chit Chats
  • Vous avez scheduler un ramassage Canpar
  • Vous envoyez vos envois par la poste
  • Vous avez un ramassage de Chit Chats scheduler 

Dois-je encore effectuer des lots pour les envois déposés à la succursale même s’ils sont séparés à l’arrière?

Oui! Lorsque notre personnel traite vos envois, il vérifie les colis physiques déposés avec ce que vous indiquez sur votre lot. Le traitement de vos envois sans lot peut entraîner le manque de balayage de colis. Même la plus petite inexactitude de lot peut avoir un impact important à la frontière américaine, entraînant des retards d’expédition, des amendes et des pénalités.

N’oubliez pas que les envois que vous placez dans un lot sont déclarés tels quels aux douanes américaines, alors assurez-vous que votre lot est exact avant de le remettre!

Il est de votre responsabilité de vous assurer de l’exactitude de vos lots (comptage de pièces, informations correctes sur le destinataire, etc.). Des écarts ou une négligence de grouper vos envois peuvent entraîner des retards dans vos envois et la possibilité de frais administratifs. Nous vous recommandons d’intégrer des contrôles d’assurance qualité dans votre flux de travail pour limiter ces écarts.

L’équipe de conformité de Chit Chats

Je ne peux pas imprimer l’étiquette du lot (problèmes de dimensionnement, j’utilise un Mac, problèmes d’imprimante), que dois-je faire?

Nous vous recommandons d’essayer de dépanner votre imprimante à l’aide de notre l’article de soutien. Si vous rencontrez toujours des problèmes de dimensionnement contactez notre équipe d’assistance.

Si, après le dépannage, vous ne pouvez toujours pas imprimer une étiquette de lot, nous vous recommandons:

  • Écrivez le numéro de lot (BATCH-XXXXXX) sur une feuille de papier et collez-le sur la boîte ou
  • Écrivez le numéro de lot (BATCH-XXXXXX) à l’extérieur de la boîte des envois consolidés.

Trouvez le numéro de lot en cliquant sur le menu de gauche <BATCH> et en trouvant celui qui montre tous les colis que vous avez l’intention de déposer, d’envoyer par la poste ou de ramasser.

Dois-je créer un lot pour chaque destination / transporteur / type d’affranchissement?

Non, votre étiquette de lot indiquera le nombre d’expéditions de chaque type de transporteur que vous envoyez, il n’est donc pas nécessaire de créer un lot pour chacune. Cependant, si vous avez un volume élevé de chaque type de transporteur (par exemple 200 Canada Tracked, 50 Asendia), nous vous recommandons de créer un lot pour chaque type de transporteur juste pour faciliter le tri. Cela nous aidera à identifier facilement à quel transporteur les envois appartiennent en un coup d’œil.

En fin de compte, il est très important que vous vous souveniez de trier physiquement les envois de votre lot par le transporteur. N’oubliez pas que les colis sont remis à différents transporteurs et que lorsque vous les séparez physiquement, cela permet de garantir que les colis arrivent là où ils doivent aller.

J’utilise votre service de ramassage pour 10 colis que je consolide, dois-je encore créer une étiquette de lot?

Oui! L’étiquette de lot est destinée à notre personnel pour traiter et recevoir les envois que vous nous envoyez. L’étiquette de ramassage par courrier est une étiquette d’expédition distincte que vous imprimerez et qui est différente de l’étiquette de lot. Les deux sont obligatoires et peuvent être placés à l’extérieur de la boîte consolidée.

N’oubliez pas que lors de la mise en lots, il est important de consolider vos envois avant de nous les faire parvenir. Cela garantit que tous vos envois sont conservés ensemble pour le traitement. L’inclusion de votre étiquette de lot nous permet de croiser les envois que nous recevons physiquement avec ce que vous indiquez que vous envoyez dans votre lot.

Trouvez des questions supplémentaires dans notre article Aide et support.

Exemples de lots et de tri

Exemple n ° 1 Vous avez 20 envois au total prêts pour Chit Chats:

  • 10 x USPS
  • 5 x Canada avec suivi
  • 5 x Asendia International

Créez un lot pour les 20 envois. Triez et séparez les 5 envois Canada avec suivi et 5 Asendia. Si les envois sont suffisamment petits, vous pouvez placer le 5 Canada dans un petit sac et le 5 Asendia dans un autre petit sac. Vous pouvez mettre ces 2 petits sacs dans un plus grand sac qui contient également les 10 envois USPS. Placez ensuite l’étiquette du lot à l’extérieur du plus grand sac.

Exemple n ° 2 Vous avez 200 envois au total prêts pour Chit Chats:

  • 100 x USPS
  • 100 x Canada suivi

Créez un lot pour vos 200 envois. Triez le 100 USPS séparément du 100 Canada afin qu’ils puissent être facilement identifiés et placez l’étiquette du lot dans un endroit facile à trouver.

Exemple n ° 3 Vous avez 500 envois prêts pour Chit Chats.

  • 345 x USPS
  • 10 x Asendia International
  • 145 x Canada suivi

Créez un lot pour les 500 envois. Groupez les 10 Asendia, groupez les 145 Canada, donc ils sont physiquement séparés des 345 USPS

CONSEILS

Utilisez les conseils ci-dessous pour éviter que tout problème n’affecte vos envois et vos délais de livraison. Même la plus petite inexactitude de lot peut avoir un impact important à la frontière américaine, entraînant des retards d’expédition, des amendes et des pénalités. N’oubliez pas que les envois que vous placez dans un lot sont déclarés tels quels aux douanes américaines, alors assurez-vous que votre lot est exact avant de le remettre!

Conseil n ° 1: Évaluez votre flux de travail pour vous assurer qu’il n’y a aucun écart dans la création des envois, leur étiquetage et leur organisation par lots.

Conseil n ° 2: Comptez vos envois avant de nous les remettre.

Conseil n ° 3: Mettez en œuvre des mesures régulières d’assurance de la qualité. Par exemple, effectuez des audits réguliers des envois que vous nous fournissez.

Conseil n ° 4: Plusieurs magasins sont-ils intégrés sur votre compte Chit Chats? Importez et organisez vos envois séparément. Renvoyez les envois par ID de commande lorsque vous les organisez.

Conseil n ° 5: Si vous apportez des modifications à vos envois physiques, la même chose doit être faite dans le lot. Vous avez importé deux commandes pour un seul destinataire mais vous n’avez qu’un seul colis physique? Assurez-vous de n’avoir qu’un seul envoi dans le lot (avec tous les articles décrits, bien sûr!)

Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour organiser et regrouper vos envois, veuillez contacter notre équipe de soutien.